طراحی استراتژی مذاکره در دل پرزنتیشن: از آمادهسازی تاکتیکی تا مدیریت امتیازدهی در جلسه
بسیاری از ارائهها در سازمانها، مذاکره هستند اما کسی آنها را اینطور طراحی نمیکند؛ پرزنتیشن به شکل «گزارش» ساخته میشود، در حالی که هدف واقعی، جلب موافقت، گرفتن امضا یا حرکت دادن تصمیمگیران به سمت یک گزینه است. در چنین فضاهایی، پرزنتیشن باید بازتاب استراتژی مذاکره شما باشد، نه یک فایل جدا از آن.
این مقاله حلقه اتصال میان «معماری پیام» و «استوریتلینگ» در معماری پیام و استوریتلینگ در پرزنتیشنهای حرفهای، «طراحی بصری» در زیباییشناسی اسلاید و طراحی مینیمال، «مهارت اجرا» در هنر اجرا: زبان بدن، صدا و مدیریت استرس در ارائههای مذاکرهمحور و «کار با ذینفعان سختگیر» در پرزنتیشن برای هیئتمدیره و ذینفعان سختگیر است و نشان میدهد چطور این قطعات را در یک استراتژی مذاکره منسجم کنار هم قرار دهید.
چرا پرزنتیشن باید بازتاب استراتژی مذاکره باشد؟
وقتی پرزنتیشن و استراتژی مذاکره جدا از هم طراحی میشوند، در جلسه دو چیز متفاوت رخ میدهد: اسلایدها یک روایت میگویند، شما روایت دیگری. نتیجه این است که مخاطب سردرگم میشود، سیگنالهای ضدونقیض دریافت میکند و در نهایت، تصمیم را به تعویق میاندازد یا به گزینهای محافظهکارانه برمیگردد.
اگر از ابتدا پرزنتیشن را بهعنوان «ابزار اجرایی استراتژی مذاکره» ببینید، هر اسلاید نقشی مشخص پیدا میکند: برخی اسلایدها برای ساختن زمینه و اعتماد، برخی برای باز کردن گزینهها، برخی برای لنگرگذاری (Anchoring) و برخی برای جمعبندی و دعوت به تصمیم طراحی میشوند.
سه سطح طراحی استراتژی مذاکره در پرزنتیشن
میتوان درباره ارتباط پرزنتیشن و مذاکره در سه سطح فکر کرد:
سطح پیام (چه میگوییم؟)، سطح ساختار (به چه ترتیبی میگوییم؟) و سطح تاکتیک (چطور در لحظه جلسه با مخاطب کار میکنیم؟).
مقاله معماری پیام و استوریتلینگ به سطح پیام میپردازد، مقاله زیباییشناسی اسلاید به ساختار و شکل، و مقاله
هنر اجرا به سطح تاکتیک رفتاری؛ اینجا تمرکز روی این است که این سه سطح را در خدمت یک استراتژی مذاکره واحد قرار دهید.
گام اول: تعریف هدف مذاکره و نقشه امتیازدهی
پیش از طراحی هر اسلاید، باید تکلیف چند سوال روشن باشد:
هدف اصلی این مذاکره چیست؟ خطوط قرمز شما کجاست؟ چه چیزهایی قابل مذاکرهاند و چه چیزهایی نه؟ و الگوی امتیازدهی شما چگونه خواهد بود؟
این پاسخها تعیین میکند در پرزنتیشن چه موضوعاتی را برجسته کنید و چه مواردی را به عنوان «فضای مانور» حفظ کنید.
برای مثال، میتوانید سه دسته امتیاز طراحی کنید: امتیازهای کمهزینه برای شما اما پرارزش برای طرف مقابل، امتیازهای متعادل، و امتیازهای گران که فقط در ازای دریافت امتیازهای جدی از طرف مقابل مطرح میشوند.
این دستهبندی، بعدها در طراحی اسلایدهای مربوط به سناریوها و بستههای پیشنهادی به کار میآید.
گام دوم: ترجمه استراتژی به ساختار پرزنتیشن
ساختار پرزنتیشن مذاکرهمحور باید با منطق جلسه همخوان باشد:
ابتدا زمینه و تصویر بزرگ، سپس تعریف مسئله و پیامدهای ادامه وضعیت فعلی، بعد گزینهها و بستههای پیشنهادی، و در نهایت مسیر تصمیم و گام بعدی.
این ترتیب، مخاطب را بهتدریج از «فهم مسئله» به «پذیرش راهحل» منتقل میکند.
در این مرحله، کارهایی که در معماری پیام و استوریتلینگ انجام دادهاید (مثل تعریف پیام اصلی و پیامهای کلیدی)، تبدیل به ستون فقرات اسلایدها میشود و اصول طراحی مینیمال در زیباییشناسی اسلاید کمک میکند هر اسلاید فقط یک گام مشخص در روایت مذاکره را نشان دهد.
گام سوم: طراحی لحظات کلیدی مذاکره روی اسلاید
در هر مذاکره، چند لحظه کلیدی وجود دارد: لحظهای که مسئله را قاببندی میکنید، لحظهای که پیشنهاد اولیه را روی میز میگذارید، لحظهای که امتیاز میدهید و لحظه جمعبندی.
پرزنتیشن باید این لحظات را برجسته کند، نه آنکه همه چیز را در یک جریان یکنواخت و بدون اوج و فرود نشان دهد.
برای هر لحظه کلیدی، میتوانید یک یا چند اسلاید اختصاص دهید که بهطور بصری نشان بدهند چه چیزی عوض میشود و چرا پیشنهاد شما ارزشمند است.
همزمان، در مقاله هنر اجرا میآموزید چطور با زبان بدن، صدا و مکث، اهمیت این لحظات را در اجرا نیز تقویت کنید.
گام چهارم: برنامهریزی برای امتیازدهی مرحلهای
امتیازها نباید از سر بداهه و تحت فشار لحظه داده شوند؛ بهتر است از قبل یک «نقشه امتیازدهی مرحلهای» داشته باشید: از کجا شروع میکنید، در چه نقطهای چه امتیازی را در ازای چه چیزی پیشنهاد میدهید، و کجا باید متوقف شوید.
این نقشه، در اسلایدهای مربوط به سناریوها و بستههای پیشنهادی بازتاب پیدا میکند.
برای مثال، میتوانید سه بسته پیشنهادی طراحی کنید (پایه، متعادل، پریمیوم) و در پرزنتیشن بهگونهای آنها را نمایش دهید که هم ارزش هر بسته روشن باشد و هم فضای چانهزنی و جابهجایی بین آنها مشخص شود.
این کار هم به شفافیت کمک میکند و هم حس «در حال مذاکره بودن» را برای هر دو طرف حفظ میکند.
گام پنجم: آمادهسازی برای سوالات و سناریوهای دشوار
بخشی از طراحی استراتژی مذاکره در پرزنتیشن، آمادهسازی برای سوالات سخت، مقاومتها و سناریوهای جایگزین است.
میتوانید چند اسلاید پشتیبان (backup slides) طراحی کنید که فقط در صورت نیاز به آنها مراجعه کنید؛ این اسلایدها کمک میکنند در برابر سوالات چالشی، بدون خروج از ساختار اصلی، پاسخ مستند و منظم بدهید.
در کار با هیئتمدیره و ذینفعان سختگیر، همانطور که در مقاله پرزنتیشن برای هیئتمدیره و ذینفعان سختگیر بررسی میشود، این اسلایدهای پشتیبان میتوانند تفاوت بین «از دست دادن کنترل جلسه» و «هدایت حرفهای گفتگو» را رقم بزنند.
گام ششم: همراستاسازی اجرا با استراتژی
حتی بهترین استراتژی مذاکره روی کاغذ، اگر در اجرا منعکس نشود، اثر کمی خواهد داشت. بنابراین لازم است قبل از جلسه، پرزنتیشن را چند بار با تمرکز بر نحوه بیان، زبان بدن و مدیریت تنش تمرین کنید تا مطمئن شوید اجرا، با نقشه مذاکره همسو است.
در این مرحله، نکاتی که در مقاله هنر اجرا: زبان بدن، صدا و مدیریت استرس مطرح شدهاند، کمک میکنند در لحظات حساس، مثل اعلام پیشنهاد اولیه، پاسخ به اعتراض یا جمعبندی، پیام غیرکلامی شما خلاف استراتژیتان نباشد.
چطور این مقاله را در عمل استفاده کنید؟
برای شروع، یکی از ارائههای مهم آینده خود را انتخاب کنید و آن را نه بهعنوان «گزارش»، بلکه بهعنوان «ابزار اجرای مذاکره» بازطراحی کنید:
هدف مذاکره، خطوط قرمز، امتیازهای قابلمذاکره و سناریوهای اصلی را روی کاغذ بیاورید و سپس ساختار پرزنتیشن را بر اساس آن تنظیم کنید.
بعد، به مقالات معماری پیام و استوریتلینگ، زیباییشناسی اسلاید، هنر اجرا و پرزنتیشن برای هیئتمدیره و ذینفعان سختگیر سر بزنید و پرزنتیشن خود را در چهار بعد پیام، طراحی بصری، اجرا و کار با ذینفعان، به تدریج به سطح حرفهایتر ارتقا دهید.
استراتژی مذاکره خود را در کارگاه روی پروندههای واقعی تمرین کنید
اگر میخواهید پرزنتیشنهای مهم سازمانی را به ابزار حرفهای برای پیشبرد مذاکره تبدیل کنید، کارگاههای تخصصی چالش آکادمی فرصتی است تا روی کیسهای واقعی خودتان کار کنید و استراتژی مذاکره، معماری پیام و طراحی اسلاید را یکجا تمرین کنید. در این کارگاهها، جلسات کلیدی با مدیران ارشد، هیئتمدیره و مشتریان سازمانی شبیهسازی میشود تا بتوانید پیش از جلسه واقعی، سناریوها، امتیازدهی و شیوه ارائه خود را آزمایش و بهینه کنید.
(https://www.slideserve.com/nscherer/chapter-4-negotiation-strategy-and-planning-powerpoint-ppt-presentation)
(https://learn.aippt.com/how-to-design-powerpoint-presentations-for-effective-negotiations/)
(https://www.negotiationacademy.com/negotiation-tactics-techniques/how-to-manage-concessions-effectively/)
(https://impactnegotiationgroup.com/insight/high-stakes-negotiations-preparation-guide/)
(https://blog.som.cranfield.ac.uk/execdev/negotiation-strategy-series-4-exchanging-concessions-and-making-agreements)
(https://www.slideserve.com/sandyv/negotiation-strategies-and-tactics-powerpoint-ppt-presentation)
(https://www.youtube.com/watch?v=8G70Z-BjCco)
(https://professional.dce.harvard.edu/programs/negotiation-skills-strategies-for-increased-effectiveness/)
(https://secondnatureuk.co.uk/blog/tips-to-overcome-stage-fright/)
(https://www.slideshare.net/slideshow/negotiation-and-its-strategies/204365535)
(https://www.scribd.com/presentation/859443026/Negotiation-Strategies-Presentation)
(https://slidemodel.com/templates/5-negotiation-strategies-powerpoint-template/)

نظر دهید