۵ اصل مهم کار تیمی؛ درس‌هایی از کلونی مورچه‌ها

تیم‌های مؤثر شانس بیشتری برای نوآوری، حل مسئله و عبور از بحران‌ها دارند؛ اما ساختن چنین تیمی نیازمند اصولی روشن و تمرین مداوم است. یکی از استعاره‌های جالب برای فهم این اصول، دنیای شگفت‌انگیز مورچه‌ها و شیوه سازماندهی کلونی‌های آن‌ها است.

در این مقاله، با استفاده از الگوی کار تیمی مورچه‌ها، ۵ اصل مهم کار تیمی را مرور می‌کنیم و آن‌ها را به واقعیت‌های تیم‌های سازمانی امروز – از تیم‌های چابک و دانش‌بنیان تا تیم‌های ترکیبی – پیوند می‌دهیم. این اصول در کنار مباحث رهبری و خطاهای شناختی، می‌توانند بنیان یک سیستم تیمی حرفه‌ای را شکل دهند.

اصل اول: تقسیم کار؛ نقش‌ها، strengths و هم‌سویی با هدف

کلونی مورچه‌ها شبکه پیچیده‌ای از اتاقک‌های زیرزمینی است که می‌تواند از چند سانتی‌متر تا صدها متر مربع وسعت داشته باشد و میزبان صدها تا میلیون‌ها مورچه باشد. در چنین مقیاسی، بقا فقط زمانی ممکن است که هر مورچه مسئول وظایف مشخصی مانند جمع‌آوری غذا، ساخت لانه، دفاع از کلونی یا تولیدمثل باشد؛ تقسیم کاری که از غریزه اجتماعی آن‌ها ناشی می‌شود و ضامن بقای کلونی است.

در تیم‌های انسانی نیز تقسیم کار شفاف، پایه کار تیمی مؤثر است؛ یعنی هر عضو بداند چه نقشی دارد، چگونه نقش او به هدف تیم وصل می‌شود و در چه بخش‌هایی باید بیشترین ارزش را خلق کند. این موضوع با مفاهیمی مانند «حقوق تصمیم‌گیری» و «معماری تصمیم» هم‌راستا است که در مقالات «طراحی سیستماتیک تفویض اختیار در سازمان» و «معماری تصمیم‌گیری در سازمان؛ طراحی سیستم‌هایی مقاوم در برابر خطاهای شناختی» به آن پرداخته شده است.

برای عملی کردن این اصل در تیم خود:

• به‌عنوان هر عضو تیم، زمانی را به خودشناسی، بررسی نقاط قوت و ضعف و استفاده هدفمند از استعدادهای خود در خدمت موفقیت تیم اختصاص دهید.
• به‌عنوان مدیر یا رهبر تیم، strengths هر نفر را بشناسید و او را در موقعیت‌هایی قرار دهید که بتواند مکرراً تجربه موفقیت و اثرگذاری داشته باشد و نقش خود را شفاف درک کند.
• نقش‌ها و انتظارات را مستند و دوره‌ای بازبینی کنید تا با تغییر اهداف و استراتژی تیم، همچنان هم‌راستا باقی بمانند.

اصل دوم: ارتباطات؛ «زبان شیمیایی» تیم خود را بسازید

مورچه‌ها از زبان شیمیایی پیچیده‌ای استفاده می‌کنند؛ آن‌ها با ترشح انواع فرومون‌ها یکدیگر را برای دفاع از کلونی، یافتن منابع غذا یا هشدار درباره خطر فرا می‌خوانند. درک این الگوی ارتباطی برای بقای کلونی حیاتی است.

در تیم‌های انسانی، تعریف «زبان شیمیایی» یعنی استانداردسازی و شفاف‌سازی شیوه‌های ارتباط؛ آن هم در شرایطی که با سبک‌های شخصیتی متفاوت، تیم‌های چندمکانی و ابزارهای دیجیتال متنوع روبه‌رو هستیم. مقاله «خطاهای شناختی در عصر کار ترکیبی» نشان می‌دهد چگونه در محیط‌های ترکیبی، خطاهای شناختی در تفسیر سیگنال‌های دیجیتال می‌توانند ارتباطات را منحرف کنند.

برای تقویت ارتباطات تیمی:

• هر جا ممکن است جلسات را حضوری برگزار کنید و در جلسات آنلاین، اعضای تیم را به روشن کردن دوربین تشویق کنید تا بخشی از نشانه‌های غیرکلامی حفظ شود.
• ذهنی باز، نیت مثبت، گوش دادن فعال و همدلی را به‌عنوان استانداردهای مشترک ارتباطی تیم تعریف و تمرین کنید.
• بخشی از جلسات یا رویدادها را در خارج از محیط رسمی کار برگزار کنید تا روابط انسانی عمیق‌تری شکل بگیرد.
• به‌صورت تیمی، روی تعریف «بهترین شیوه‌های ارتباطی» برای تیم خود کار کنید و آن را به‌عنوان بخشی از فرهنگ تیم مستند و دوره‌ای بازبینی کنید.

اصل سوم: همکاری؛ هم‌افزایی برای عبور از موانع

مورچه‌ها با همکاری شگفت‌انگیز خود بر موانع چالش‌برانگیز غلبه می‌کنند؛ آن‌ها بدن خود را به شکل پل یا قایق جمعی درمی‌آورند تا از موانع فیزیکی و سیلاب‌ها عبور کنند. توانایی آن‌ها در شناسایی سریع مسئله و سازماندهی خود برای حل آن، نمونه‌ای الهام‌بخش از همکاری است.

در تیم‌های سازمانی، بسیاری از مسائل ابتدا غیرقابل حل به نظر می‌رسند؛ اما وقتی ذهنیت مشارکتی و «ما» به‌جای «من» غالب شود، ظرفیت جمعی تیم برای حل مسئله به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد. این همان چیزی است که در تیم‌های چابک و دانش‌بنیان، در مقاله «خطاهای شناختی در تیم‌های چابک و دانش‌بنیان» نیز بر آن تأکید شده است.

به‌عنوان تمرین، این پرسش‌ها را در تیم مطرح کنید:

• آیا با ذهنی باز نسبت به ایده‌ها و رویکردهای جدید با دیگران کار می‌کنید؟
• تا چه حد اعضای تیم خود را می‌شناسید و به آن‌ها اعتماد دارید؟
• نقش و ویژگی‌های شخصیتی هر عضو تیم را چقدر می‌شناسید؟
• چقدر حاضر هستید برای موفقیت تیم، از زمان و انرژی خود به دیگران کمک کنید؟

اصل چهارم: حل تعارض؛ تبدیل اختلاف به رشد

هوش اجتماعی کلونی مورچه‌ها به معنای نبود تعارض نیست؛ در برخی گونه‌ها، مورچه‌های کارگر حتی می‌توانند با تخم‌گذاری غیرمجاز، نظم تولیدمثل را به چالش بکشند. تعارض بخشی طبیعی از هر سیستم زنده است؛ مهم این است که چگونه مدیریت می‌شود.

در تیم‌های انسانی نیز، حتی منسجم‌ترین تیم‌ها با تضاد و اختلاف منافع روبه‌رو می‌شوند. اگر به‌درستی مدیریت شود، تعارض می‌تواند منبع نوآوری و رشد باشد؛ اگر بد مدیریت شود، به فرسایش اعتماد و انرژی تیم منجر خواهد شد. مقاله «خطاهای شناختی کلیدی در تصمیم‌های رهبری» نشان می‌دهد چگونه بایاس‌هایی مانند تأییدگرایی و گروه‌فکری می‌توانند تعارض‌های سالم را سرکوب یا تعارض‌های ناسالم را تشدید کنند.

چند نکته برای مدیریت تعارض در تیم:

• فرآیندها و استانداردهای تیم را یکپارچه و شفاف کنید تا اختلاف برداشت از «قواعد بازی» به حداقل برسد.
• تا حد امکان تصمیم‌گیری را مبتنی بر داده و واقعیت کنید تا نفوذ احساسات و ترجیحات شخصی کاهش یابد.
• «من» را از معادله حذف کنید و تمرکز را بر آنچه برای مشتری، سازمان و تیم بهتر است قرار دهید.
• پیش از آن‌که نارضایتی مزمن شود، در زمان مناسب به مسائل و شکاف‌ها رسیدگی کنید.

اصل پنجم: پشتیبانی؛ ساختن سیستم حمایتی پایدار

ایجاد یک فرهنگ تیمی قوی، نتیجه یک اقدام مقطعی نیست؛ بلکه حاصل صبر، انضباط و پشتیبانی مستمر است. چهار اصل قبلی – تقسیم کار، ارتباط، همکاری و حل تعارض – زمانی پایدار می‌شوند که در دل یک سیستم حمایتی قرار بگیرند.

به‌عنوان رهبر، مدیر یا عضو تیم، از خود بپرسید: «نقش من در حمایت از تیم چیست؟» گاهی یک نفر که مسئولیت‌پذیرتر، حامی‌تر یا شفاف‌تر عمل می‌کند، می‌تواند آغازگر تغییری باشد که به‌تدریج کل فرهنگ تیم را دگرگون می‌کند. این همان روحی است که در برنامه‌ها و کارگاه‌های توسعه کار تیمی نیز روی آن کار می‌شود.

جمع‌بندی؛ از رفتار مورچه‌ها تا تیم‌های حرفه‌ای

مورچه‌ها به شکل غریزی می‌دانند که بقای کلونی در گرو همکاری است. در تیم‌های انسانی، می‌توان به‌صورت آگاهانه این اصول را به کار گرفت و آن‌ها را با مفاهیم مدرن رهبری، تفویض اختیار و معماری تصمیم ترکیب کرد تا سیستم‌های تیمی حرفه‌ای‌تری ساخته شوند.

اصول زیر را می‌توانید به‌عنوان چک‌لیست عملی کار تیمی به‌کار بگیرید:

• تقسیم کار و تعریف شفاف نقش‌ها در تیم.
• تعریف و تمرین یک زبان ارتباطی مشترک و استانداردهای ارتباطی روشن.
• ایجاد محیطی مبتنی بر همکاری، اعتماد و همدلی.
• مدیریت تعارض سالم از طریق فرآیندها، استانداردها و بازخورد به‌موقع.
• ساختن یک سیستم حمایتی پایدار که در آن، اعضا و رهبران فعالانه از هم حمایت می‌کنند.

اگر می‌خواهید این اصول را از سطح آگاهی نظری به سطح مهارت عملی در تیم خود منتقل کنید، استفاده از برنامه‌های آموزشی ساختاریافته و تمرین‌های بازی‌محور می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد.