پرزنتیشن برای هیئتمدیره و ذینفعان سختگیر؛ چگونه تصمیمگیران را با روایت، داده و طراحی تحتتأثیر قرار دهیم
جلسه با هیئتمدیره یا ذینفعان سختگیر، یکی از پرچالشترین موقعیتهایی است که یک مدیر، رهبر تیم یا طراح محصول تجربه میکند. در این فضاها وقت محدود است، سطح توقع بالاست و تحمل برای حرفهای پراکنده و اسلایدهای شلوغ بسیار کم؛ اما اگر پرزنتیشن درست طراحی شود، میتواند مسیر تصمیمگیری را به نفع شما تغییر دهد.
این مقاله بر پایه چهار ستون مجموعه حاضر بنا شده است: معماری پیام در معماری پیام و استوریتلینگ در پرزنتیشنهای حرفهای، طراحی بصری در زیباییشناسی اسلاید و طراحی مینیمال، مهارت اجرا در هنر اجرا: زبان بدن، صدا و مدیریت استرس در ارائههای مذاکرهمحور و استراتژی مذاکره در طراحی استراتژی مذاکره در دل پرزنتیشن.
اینجا تمرکز بر این است که همه این عناصر را برای یک مخاطب خاص و سختگیر، یعنی هیئتمدیره و ذینفعان کلیدی، تنظیم کنید.
هیئتمدیره چه چیزی از یک پرزنتیشن میخواهد؟
هیئتمدیره معمولاً بهدنبال سه چیز است: یک توصیه روشن، تصویر شفاف از ریسکها و شواهد کافی که نشان دهد گزینههای جایگزین را بررسی کردهاید. آنها وقت ندارند از میان دهها اسلاید شلوغ، پیام اصلی را استخراج کنند؛ این کارِ شماست که سختی تحلیل و ساختاردهی را قبل از جلسه انجام دهید.
به همین دلیل، توصیه میشود از ساختارهایی مانند «توصیه در ابتدا» استفاده کنید: ابتدا در چند جمله بگویید چه میخواهید، سپس زمینه، گزینهها، ریسکها و در نهایت، درخواست مشخص خود را توضیح دهید.
این منطق با رویکرد معماری پیام که در مقاله معماری پیام و استوریتلینگ آمده همسو است.
شناخت ذینفعان سختگیر؛ فقط «سخت» نیستند، دغدغه دارند
ذینفع سختگیر معمولاً کسی است که ریسکگریز، بهشدت نتیجهمحور یا بهطور طبیعی شکاک است؛ این افراد با سوالات جزئی، چالشهای مکرر و تمرکز بر سناریوهای بدبینانه، تلاش میکنند مطمئن شوند تصمیم اشتباه گرفته نمیشود.
اگر این رفتار را صرفاً بهعنوان «مخالفت شخصی» ببینید، در اجرا دفاعی و هیجانی میشوید؛ اما اگر آن را بهعنوان «حضور دغدغههای واقعی ذینفع» تعبیر کنید، میتوانید پرزنتیشن خود را طوری طراحی کنید که از ابتدا به مهمترین دغدغههای او پاسخ بدهد و سوالات سخت را به فرصت اعتمادسازی تبدیل کند.
طراحی معماری پیام برای هیئتمدیره
برای ارائه به هیئتمدیره، معماری پیام شما باید بسیار فشرده و در عین حال کامل باشد:
یک پیام اصلی (SOCO)، سه تا پنج پیام کلیدی زیرمجموعه آن، و برای هر کدام، یک بسته شواهد و پیامدهای روشن برای کسبوکار.
در اینجا، آنچه در مقاله معماری پیام و استوریتلینگ یاد گرفتهاید، حیاتی است: ابتدا نتیجه و توصیه را بگویید، سپس به شکل ساختاریافته، شواهد و استدلالها را در هرم پیام خود قرار دهید. هدف این است که اگر جلسه قطع شد یا زمان کوتاه شد، هیئتمدیره مهمترین بخش تصمیم را از دست ندهد.
طراحی اسلاید برای مخاطبان کمحوصله و پرتوقع
در جلسه هیئتمدیره، اسلاید باید در چند ثانیه پیام خود را منتقل کند. استفاده از طراحی مینیمال، نمودارهای ساده و خوانا، و اجتناب از متنهای طولانی، کمک میکند اعضای هیئتمدیره بدون زحمت اضافی، نکته اصلی هر اسلاید را بفهمند.
اصولی که در مقاله زیباییشناسی اسلاید و طراحی مینیمال مطرح شدهاند، در اینجا دو برابر اهمیت دارند:
در چنین فضاهایی، هر عنصر اضافی نهتنها بیفایده است، بلکه ممکن است بهانهای برای از دست دادن تمرکز روی پیام اصلی شود.
ترکیب روایت، داده و ریسکها
هیئتمدیره به داستانهای الهامبخش علاقه دارد، اما تصمیم را بر اساس داده میگیرد؛ بنابراین باید بین روایت و داده تعادل برقرار کنید: داستانی که مسئله و فرصت را قابل لمس میکند، دادهای که اندازه مسئله را نشان میدهد، و تحلیلی که مسیر تصمیم را روشن میکند.
بخش مهم دیگر، برخورد شفاف با ریسکهاست: بهجای پنهان کردن ریسکها، آنها را روی اسلایدهای مشخصی نشان دهید، راهکارهای کاهش ریسک را توضیح دهید و نشان دهید گزینههای جایگزین را هم بررسی کردهاید. این رویکرد، اعتبار شما را در چشم هیئتمدیره بالا میبرد.
استراتژی تعامل با شخصیتهای دشوار در جلسه
تقریباً در هر هیئتمدیرهای، چند تیپ شخصیتی چالشبرانگیز وجود دارد: فردی که پرحرف و مسلط است، فردی که بهشدت جزئینگر است، فرد تردیدآمیز و فردی که در ظاهر ساکت است اما نفوذ بالایی دارد. مدیریت این تیپها بخشی از موفقیت پرزنتیشن شماست. میتوانید از قبل، در معماری پیام و طراحی اسلاید پیشبینی کنید که کدام بخشها برای کدام تیپ جذابتر یا حساستر است؛ همچنین در مقاله هنر اجرا: زبان بدن، صدا و مدیریت استرس تکنیکهایی مییابید که کمک میکند در مواجهه با سوالات سخت و واکنشهای تند، آرام، شفاف و محترمانه بمانید.
ساختار پیشنهادی برای پرزنتیشن به هیئتمدیره
یکی از ساختارهای کاربردی برای این نوع ارائهها میتواند چهار بخش اصلی داشته باشد: خلاصه مدیریتی و توصیه، زمینه و مسئله، گزینهها و تحلیل، و در نهایت «درخواست مشخص» از هیئتمدیره. در هر بخش، از اصول معماری پیام، طراحی مینیمال و استراتژی مذاکره که در مقالات دیگر این خوشه توضیح داده شده استفاده کنید تا ارائهای بسازید که هم از نظر محتوا قوی باشد، هم از نظر طراحی خوانا و هم از نظر اجرا، حرفهای و قابل اعتماد.
چطور برای جلسه بعدی با هیئتمدیره آماده شوید؟
برای تمرین عملی، یکی از ارائههای اخیر خود به هیئتمدیره یا ذینفعان کلیدی را انتخاب کنید و آن را با معیارهای این مقاله بازبینی کنید: آیا توصیه روشن در ابتدای ارائه مطرح شده بود؟ آیا ریسکها و گزینهها بهطور شفاف نشان داده شدهاند؟ آیا اسلایدها بیش از حد شلوغ یا مبهم بودهاند؟
سپس با مراجعه به مقالات معماری پیام و استوریتلینگ، زیباییشناسی اسلاید، هنر اجرا و طراحی استراتژی مذاکره در دل پرزنتیشن نسخه جدیدی از همان ارائه را طراحی کنید و قبل از جلسه بعدی، آن را در محیطی امن تمرین کنید.
ارائههای حساس خود را قبل از هیئتمدیره در کارگاه تمرین کنید
اگر در موقعیتهایی قرار میگیرید که باید برای هیئتمدیره، کمیته ریسک، سرمایهگذاران یا ذینفعان سختگیر ارائه کنید، کارگاههای تخصصی چالش آکادمی فرصتی است تا این ارائهها را روی کیسهای واقعی خودتان، با بازخورد حرفهای، تمرین و اصلاح کنید. در این کارگاهها روی معماری پیام، طراحی اسلاید، استراتژی مذاکره و مهارت اجرا بهطور همزمان کار میشود تا با اعتماد به نفس بیشتری وارد جلسات کلیدی سازمانی شوید و شانس خود را برای گرفتن تصمیمات مطلوب بالا ببرید.
(https://winningpresentations.com/how-to-present-to-board-of-directors/)
(https://www.weforum.org/stories/2014/10/15-presentation-tips-corporate-boards/)
(https://prezentium.com/board-of-directors-presentation/)
(https://www.linkedin.com/pulse/how-make-presentation-board-directors-edouard-gruwez)
(https://benjaminball.com/blog/how-to-present-to-the-board/)
(https://hbr.org/2023/06/3-ways-to-nail-your-presentation-to-the-board)
(https://www.boardintelligence.com/en-us/blog/how-to-embed-stakeholders-into-your-boards-decision-making)
(https://www.theia.org/sites/default/files/2019-06/20170920TheStakeholderVoiceinBoardDecisionMaking.pdf)
(https://www.boardwise.io/en/blog/navigating-difficult-personalities-in-board-meetings)
(https://www.linkedin.com/pulse/how-successfully-deal-difficult-stakeholder-mihaela-draghici)
(https://pitchworx.com/minimalist-slide-design-8-tips-for-cleaner-presentations/)
(https://www.slidor.agency/blog/ultimate-guide-corporate-presentation-design)
(https://learn.aippt.com/the-rise-of-minimalist-powerpoint-presentations/)
(https://professional.dce.harvard.edu/programs/negotiation-skills-strategies-for-increased-effectiveness/)
(https://secondnatureuk.co.uk/blog/tips-to-overcome-stage-fright/)
(https://learn.aippt.com/how-to-design-powerpoint-presentations-for-effective-negotiations/)
نظر دهید